Nástroje pro řízení firmy

Nástroje pro řízení firmy

V poslední době stále více firem pořizuje nástroje pro efektivní řízení činností firmy. Procesu, který chtějí takto ovládnout, se říká task management. Co mi tento systém přinese? Co takové nasazení obnáší a kolik to vlastně celé stojí?

Takhle to dál nejde …

Určitě všichni známe situaci, kdy v tom největším pracovním vytížení přijde šéf s požadavkem pro podklady na páteční poradu. V tom shonu si to maximálně poznačím někde na volný kus papíru. Než se nadějeme, je tu pátek a za moment začíná porada. Na šéfův dotaz „Kde jsou ty podklady?“ se plácnete do čela a po poradě, která určitě neprobíhala k představám Vašeho šéfa, jdete na kobereček. Problém máte vy, problém má šéf, problém má celá firma.
V dnešní době elektronické komunikace se efektivně fungující firma nemůže spolehnout na ústní předávání úkolů, které nelze v případě sporu doložit. Firma potřebuje požadavky a úkoly předávat efektivně, přehledně a centralizovaně. Je třeba řešit zastupitelnost jednotlivých zaměstnancům co nejrychleji a nejpřesněji. Těžko můžete zastupovat někoho, pokud si své úkoly a jejich rozpracovanost nosí jenom v hlavě.

Na kolik to vyjde?

Provoz systému řídící firmu nemusí být vůbec drahý. Takový produkt se dá pořídit buď koupí licence, nebo pokud nemá firma prostředky na pořízení (nebo je nechce rovnou investovat) pronajmutím. Špička v tomto oboru je například systém TaskPool, který umožňuje obě varianty pořízení systému. Cena se odvíjí od počtu uživatelů na straně řešitele. Velkou výhodou je, že se neplatí za zadavatele, jejichž přístupy si může vlastník licence sám spravovat. Lze také zažádat o demo pro otestování funkcí produktu.

Jak takový systém nasadit

Nasazení takovéhoto systému znamená změnu přístupu managementu i všech zaměstnanců, kteří budou se systémem pracovat. Nejprve je třeba zaznamenat a vyhodnotit stávající procesy ve firmě a navrhnout jejich transformaci do systému. V průběhu analýzy se velmi často objeví četné nedostatky ve stávajících procesech a zkušený analytik pomůže zákazníkovi s nastavením správných postupů.

Co to umí navíc?

Velmi vítanou funkcí nad rámec task managementu je webový formulář (helpdesk), pomocí kterého je možno zadávat interní požadavky typu problém, incident, které nejvíce ocení firmy obhajující certifikaci ISO. Tento helpdesk lze nastavit i na firemních stránkách a může sloužit i jako formulář pro připomínky zákazníků.

Zahoďme tedy tužku a papír pojďme řídit firmu moderně a efektivně!


Pavel Novák
specialista na automatizaci procesů řízení