Rauty - NOVINKA!!!

V prvotním návrhu rautu se zadá základní struktura nabídky zadaná názvem položky,množstvím,prodejní cenou a počtem předpokládávaných osob účastnících se rautu. Modul počítá skladové a prodejní ceny na osobu, marže na osobu a celkové marže na raut. Prvotní prodejní ceny se berou z ceníku, pro každý raut lze ale navolit zcela individuální prodejní ceny. Modul navíc umí navrhnout prodejní ceny sám, pokud se mu zadá požadovaná procentuální marže vzhledem ke skladové ceně. Prvotní návrh rautu může být zkopírován ze sady vzorových rautů, z jiného probíhající rautu nebo dokonce z již uzavřených rautů, které byly zákazníkovi poskytnuty v minulosti. Výsledkem je návrh rautu, který se zašle zákazníkovi ke schválení.

Modul rautů řeší problém s názvy receptur a zboží. Interní názvy receptur a zboží tak jak je používají skladníci, kuchaři a provozní v Gastru jsou většinou neakceptovatelné pro použití v automatizované generaci nabídkových listů z toho důvodu, že bývají příliš strohé.Obchodní oddělení potřebuje mnohem podrobnější popis receptury aby zákazníka nalákal a současně přesněji pomocí názvy vystihl obsah receptury. Podobně je třeba řešit problém, kdy je ve skladu uvedena jedna karta (Víno bílé), ale zákazník vyžaduje přesnou značku a počty konkrétního vína. Obojí řeší konverzní tabulka názvů, kdy každé položce lze přiřadit obchodní název, který je předkládám zákazníkovi. Obchodní názvy pro zákazníka si lze přiřadit k receptuře. Tento obchodní název se nabízí jako prvotní v konverzní tabulce, takže pokud jej nechceme měnit, stačí konverzní tabulku pouze kliknutím odsouhlasit a od toho okamžiku se receptura navenek prezentuje obchodním názvem. Implicitní obchodní název lze v rámci konverzní tabulky editovat a ukládat k rautu. Toto se používá hlavně u specifikací vín, nealko nápojů apod, které jsou vedeny ve skladu pod obecným názvem, ale zákazníkovi je třeba nabídnout konkrétní značku.

Po vytvoření nebo odsouhlasení konverzní tabulky názvů lze již jedním tlačítkem vygenerovat návrh rautu. Návrh rautu se vytváří vyplněním šablony MS WORD obsahující většinou logo , stálé texty, doplňkové grafiky apod, které jsou součástí každého nabídkového listu. Gastro do šablony zapíše obchodní názvy položek, jejich počty,prodejní ceny,spočte DPH a průměry na osobu. Obsluha do Word dokumentu doplní organizační poznámky a vysvětlivky. Návrh rautu si obsluha ve Wordu uloží a následně přímo z MS WORD zašle zákazníkovi návrh rautu jako přílohu pošty.

Nebývá zvykem, aby zákazník akceptoval první návrh rautu, Většinou bude požadovat změnit počty, prodejní ceny nebo položky rautu. Obsluha si otevře v Gastru rozpracovaný raut. Následně edituje raut přidáním, ubráním položek, změnou prodejních cen nebo změnou počtu osob. Pokud zákazník požaduje pouze změnu počtu osob, modul rautů umí hromadně změnit počty jednotlivých položek na základě nového počtu osob. Při změně počtu osob se zachovávají původní počty přepočítané na jednu osobu. Po opravě rautu se opětovně přegeneruje nabídkový Word dokument a nový návrh se zašle k dalšímu schválení. V nově vygenerované nabídce se zachovávají původní poznámky a připomínky. Gastro vkládá do dokumentu pouze nové počty, názvy a průměry.

Celý raut tak jak byl schválen co do počtů, prodejních cen a názvů položek se přímo zašle na pokladnu, kde se zaeviduje a odepíše. Tato jednoduchá věta vystihuje největší přínos nového modulu rautů.. Odsouhlasený raut můžeme kdykoliv zaslat na pokladu. Na pokladně může čekat libovolný počet aktivních rautů. Při markování rautu si obsluha otevře speciální účet a klikne na požadovaný raut v seznamu aktivních rautů. Raut je charakterizován svým jménem, který byl součástí nabídky rautu, takže není pochyb o tom, komu který raut patří. Kliknutím na jméno rautu se celý raut vloží na otevřený účet a od tohoto okamžiku se jedná o standardní objednávku. Obsluha vidí názvy a počty položek rautu. Uložením rautu na otevřený účet se v kuchyni vytiskne seznam receptur a jejich počty v podobě standardního kuchyňského bono bloku, takže kuchař má jistotu, že raut byl namarkován a nic mu nebude v inventuře chybět. Současně na konci bono bloku se tiskne název rautu. Kdyby současně probíhalo více rautu z více míst, v kuchyni je vždy jasné, jakému rautu objednávka patří Otevřený raut lze na pokladně editovat běžnými prostředky.U otevřeného rautu můžeme měnit počty porcí, k rautu můžeme přidávat nebo ubírat položky v cenách rautu . K rautu můžeme také přidávat PLU určené pro běžný pasant. Lze tak řešit situaci, kdy část rautu je dohodnutá předem a část se vytváří až při akci. Každý otevřený účet s rautem obsahuje jméno rautu.Pokud tak probíhá více rautů najednou, obsluha se nesplete při výběru rautových účtů. Na konci dne se rautový účet běžně vystaví na libovolnou platbu - většinou fakturu nebo se převede na hotelový účet. Host tak dostává při ukončení rautu účet podle skutečnosti (nemusí zcela odpovídat plánovanému rautu). Účet je hostem podepsán a následně slouží jako podklad pro fakturaci nebo se předává do recepce, pokud je raut součástí ubytování.

O odpis rautů se nikdo nestará. Raut se odepisuje spolu s odpisem běžného markování prodejů na pokladně. Nutno dodat, že názvy položek rautu na pokladně se přebírají z návrhu rautu, takže obsluha na pokladně otevřením rautu vidí nejen počty, ale také obchodní názvy, které si zákazník odsouhlasil. Opětovně se tak vracím k oblíbené universální kartě „Víno bíle“, kdy se na pokladně v rámci rautů neobjeví Víno Bíle L 7x, ale např Veltlín L 3x a druhý řádek Muller L 4x. Obsluha tak ví, jaké druhy vína má zanést. Obsluha může navíc podle aktuálních požadavků zákazníka libovolně kombinovat Veltlín a Muller, protože pro inventuru se odepíše z karty „Víno Bíle“ 7 L.

Na pokladně lze zadávat také generické rauty – tedy rauty, u kterých není předem znám počet osob, ale jsou odsouhlaseny ceny a položky na jednu osobu. Při vlastním markování rautu obsluha zadá počet osob a klikne na řádek se jménem rautu. Na účet rautu se založí zadaný počet osob*obsah rautu pro jednu osobu.

Rauty se nemusí uzavírat spolu s pokladnou. Je běžné, že jeden raut trvá více dní. Pokladnu lze nakonfigurovat tak, že se uzavřou a odepíšou pouze zaplacené položky a otevřené rauty se přetahují do následujícího dne nebo dnů. Raut se zaúčtuje a odepíše až v den, kdy se vystavila účtenka

Modul rautů lze také používat pro polední menu, kdy lze editovat standardní nabídku poledního menu přímo na pokladně přidáním nebo ubráním položek menu dle přání zákazníka.